Checkliste für Ihren Firmen und Büroumzug

Ein Firmen und Büroumzug sollte so schnell wie Möglich von statten gehen, denn innerhalb dieser Zeit können Sie nicht wie gewohnt Arbeiten und eine kundengerechte Terminplanung ist damit ebenfalls nicht möglich. Mit diesen Tipps können Sie Ihren Gewerbe-Umzug schnellstmöglich abwickeln – wir bieten hierzu im Raum Karlsruhe auch entsprechende Services an.

Firmen- und Büroumzug: Planen Sie mit zeitlichen Stichpunkten

Der Firmen und Büroumzug beginnt nicht beim Verpacken der wichtigen Dokumente, Waren oder beim Abbau der EDV. Bereits zuvor sollte die Planung beginnen um entsprechende Maßnahmen einleiten zu können: Welcher Strom- oder Internet-Anbieter gibt es bei meinem neuen Firmenstandort? Welche Kündigungsfrist habe ich in meinem neuen Mietvertrag? Der letzte Punkte ist wichtig um nicht doppelt Miete zu bezahlen – kündigen Sie daher rechtzeitig. Bei Gewerbeimmobilien sind sechs Monate Kündigungsfrist in der Regel normal.

Zusätzlich empfiehlt es sich, einen genauen Zeit- und Ablaufplan einzurichten für die Monate zwischen Kündigung der alten und Einrichtung des neuen Firmenstandorts oder des neuen Büros. Setzen Sie Punkte auf die Liste wie: Wann sollte der neue Internetanbieter gebucht werden? Wann sind Akten, Waren oder Gerätschaften packfertig? Wie kann das Firmeninventar am besten Transport werden und wie werden Mitarbeiter am besten in den Umzug eingebunden? Sollen die Aufgaben lieber an eine Umzugsfirma abgegeben werden? Wir von Sehic Umzüge in Karlsruhe empfehlen unsere Dienstleistungen. Nähere Details finden Sie auf unserer Homepage oder Sie vereinbaren mit uns eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung.

Planung: Vor dem Firmen oder Büroumzug

Ein Gewerbe-Umzug sollte egal in welcher Branche Sie sich befinden, als langfristiges Projekt angesehen werden und ist dementsprechend zu planen. Im Folgende haben Sie die Möglichkeit unsere Checklisten anzunehmen die vor dem Umzug anfangen und bis in die Zeit danach gehen.

Checkliste: 6 bis 9 Monate vor dem Firmen und Büroumzug

• Suche nach einem geeigneten Standort
• Prüfung von Kündigungsfristen (auch Abklären bzgl. Strom, Wasser, Internet, Versicherung oder anderen Verträgen)
• Nach fristgerechter Kündigung: Ummeldung der entsprechenden Verträge
• Information an Mitarbeiter, Geschäftspartner, Lieferanten, ggf. Betriebsrat usw.
• Ummelden bei Behörden und Ämtern, Kammern und Verbänden (ggf. Vereine, andere wichtige Stellen)
• Planung des Umzugs: Organisation, Ablauf und Hilfestellungen (Eine kostenlose Erstberatung anfordern)
• Firmeninventar: Einrichtung, Gerätschaften, Waren, Dokumente (Akten) ect. sollte katalogisiert werden um am Ende des Umzugs sicherzustellen dass alles am richtigen Ort abgestellt wird
• Anfrage und Buchung eines Umzugsunternehmens (für Transport, Monatage, Umzugsmaterialien, Halteverbotszone, Renovierungsarbeiten ect.)
• Planung von Einrichtung und Renovierung, Um- oder Ausbau der neuen Räumlichkeiten

Checkliste: 3 Monate bis kurz vor dem Umzug

• Markierung und eindeutige Beschriftung von verpackten Dingen für eine genaue Zuordnung
• IT-Anlagen: Komplette Datensicherung (Backup) anfertigen
• Informieren Sie Kunden über den Umzug (inkl. neue Anschrift, Rufnummer ect.)
• Teilen Sie Geschäftspartnern und Lieferanten ebenfalls erneut mit, dass Sie umziehen (inkl. einem Fixdatum)
• Überprüfen Sie oder buchen Sie ggf. neue Tarife für Internet & Telefon, Strom usw.
• Nachsendeauftrag bei der Post in Anspruch nehmen, damit Sie nach dem Umzug auch alle alten Sendungen empfangen können
• Arbeiten zur individuellen Anpassung der neuen Firmen- und Büroräumlichkeiten vornehmen (nehmen Sie hierzu auch gerne mit uns Kontakt auf)
• Arbeiten an den alten Räumen vornehmen um die Übergabe zu planen und zu organisieren
• Mitarbeiter einen Tag vor dem Umzug darum bitten, alle Arbeitsplätze leer zu räumen und diese sicher zu verstauen (denken Sie auch an die Schlüsselabgabe)
• Schlüssel oder Schlüsselkarten für den neuen Firmensitz ausgeben

Der Firmen oder Büroumzug an sich

Diese Checkliste bezieht sich auf den Umzug als solchen. Diese Tipps sind relativ allgemein gehalten und beziehen sich auf sämtliche Größen und Branchen – möglicherweise müssen Sie den ein oder anderen Tipp auf ihre Situation ändern.

Checkliste für den Umzugstag der Firma

• Der Tag des Umzugs sollte am besten an einem ruhigen Tag stattfinden, idealerweise erfolgt der Umzug am Wochenende um Konflikte im Betriebsablauf zu vermeiden
• Setzen Sie eine Person oder ein Team ein um den Umzug am alten und neuen Standort der Firma zu überwachen
• Sofern Mitarbeiter am Planungsprozess beteiligt waren, dann sollten Sie Vorort sein um mit der Spedition entsprechend die Dinge zu klären um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen
• Stellen Sie sicher, dass am Zielort alles am richtigen Ort landet

Checkliste für nach dem Umzug Ihrer Firma

• Achten Sie auf Vollständigkeit und darauf, dass Ihr Firmeninventar unversehrt angekommen ist
• Alte Immobilie sollte ggf. nachträglich gereinigt werden oder renoviert werden
• Alten Räume nach Abschuss aller Arbeiten übergeben
• Neue Räumlichkeiten ausstatten und einrichten
• Zeit für Problemlösungen einplanen: Es kann immer etwas schiefgehen, auch bei der besten Planung
• Neue Adresse und Kontaktdaten Einpflegen (Impressum, Social Media, Google, E-Mail-Signaturen, Kontaktbörsen, …)
• Rechnungen und Belege sowie ggf. andere Kostennachweise an die Buchhaltung oder dem Steuerberater übergeben um Betriebsausgaben geltend zu machen

Nehmen Sie eine kostenlose Erstberatung in Anspruch

Wir hoffen, dass unsere Firmenumzug-Tipps Ihnen weitergeholfen haben. Falls Sie noch auf der Suche nach einem Umzugsunternehmen sind mit entsprechender Erfahrung im Bereich Gewerbe-Umzug, dann nehmen Sie gerne mit uns – unverbindlich – Kontakt auf.